10 個常見的溝通錯誤以及如何避免它們

nurnobi258

在溝通中犯錯可能會令人尷尬。例如，如果您在沒有檢查的情況下發送了一封電子郵件，然後意識到其中包含錯誤，那麼您最終可能會顯得草率且不專業。但其他溝通錯誤可能會產生更嚴重的後果。它們可能會損害您的聲譽、令客戶不滿，甚至導致收入損失。

在本文中，我們將介紹 10 個常見的溝通錯誤以及如何避免這些錯誤。

錯誤一：不編輯你的作品
拼字、語氣和語法錯誤會讓你顯得粗心。這就是為什麼在發送之前檢 體育新聞 891 查所有通信非常重要。不要相信拼字檢查器：它們不會發現使用不正確的單字。相反，檢查你的工作並使用字典查找任何你不確定的單字。列出您覺得難以理解的單字和短語可能會有所幫助。

您可能很難發現自己工作中的錯誤，因此請考慮在分發關鍵文件之前請同事檢查一下。或者，大聲朗讀你的作品——這樣可以更容易發現拼字錯誤和語氣錯誤。然後，專注於反思該文件並進行最終更改。

提示：如果您想成為更好的溝通者，請考慮您的溝通技巧。測試一下，找出你的閃光點以及需要改進的地方。

錯誤2：透過電子郵件傳遞壞消息
您會透過電子郵件或即時訊息向您的團隊宣布裁員嗎？書面溝通管道不允許您透過非語言暗示（例如肢體語言）來軟化困難的訊息，也不允許您立即處理強烈的情緒。

如果你必須傳達壞消息，請親自傳達，並仔細考慮如何敏感地傳達，這樣你才能傳達你的訊息，同時最大限度地減少你的長期不安。

當您親自傳達一條困難的訊息時，很容易注意到人們誤解了您的訊息的重要部分或他們私下獲取資訊的跡象。然後，您可以採取措施澄清您的訊息或幫助人們處理困難的訊息。

錯誤三：避免困難的對話
在某些時候，您將需要提供負面回饋。人們很容易試圖避免這些對話，但這可能會導致更多問題 - 例如，您可能會發現一個小問題變成了一個大問題。

準備工作是處理困難對話的關鍵。了解如何提供清晰、可操作的回饋，並使用「情境 - 行為 - 影響」技術等工具來鼓勵員工反思自己的行為。

您可能還需要先對談話進行角色扮演，以便對自己的言語和肢體語言充滿信心。

錯誤四：不夠自信
自信是指在考慮他人的需求和需求的同時陳述自己的需求。當你有自信時，你並不總是能得到你想要的東西，但你有更好的機會得到它或達成協議，因為你已經澄清了你的需求。自信也意味著在需要時說「不」。

錯誤五：反應與不反應
您是否曾經對沮喪的同事大喊大叫，或者不假思索地對電子郵件進行了簡短的回复？如果是這樣，您可能會情緒化地做出反應，而不是冷靜地做出反應。

這種情緒反應可能會損害您的聲譽。你的強烈情緒可能會讓人感到不舒服，並給人留下你缺乏自製力和情緒智商的印象。

注意：自信並不等於攻擊性。當你咄咄逼人時，你會努力走自己的路，而不考慮他人的權利、願望和需求。

錯誤六：準備不充分
準備不足的簡報、報告或電子郵件會讓您的聽眾感到沮喪，並且隨著時間的推移，可能會損害您的聲譽。這就是為什麼必須仔細準備和規劃您的溝通。

首先，花時間徹底規劃你的溝通。考慮使用修辭三角和門羅動機序列等工具來創建令人信服、明智且引人注目的訊息，吸引觀眾的情感和智力。

留出時間查看、尋找圖像並確保文件與受眾的軟體相容。因此，如果您要發表演講或演示，請徹底排練，以便您的演講流利且鼓舞人心。

錯誤七：使用「一刀切」的溝通方式
如果你使用「一刀切」的溝通方式，你可能會忽略人們不同的個性、需求和期望。事實上，您的溝通需要盡可能地解決這些差異。

如果您正在準備演示文稿，請確保您了解人們有不同的學習方式，並適應他們。這意味著每個人 - 從那些透過閱讀學得最好的人到那些喜歡更多實踐方法的人 - 都可以從您的課程中受益。